Documentos

Modelos de contrato, termo de comodato, termo de adesão e outros documentos, com variáveis do cliente, do contrato, do plano e do provedor, e o registro dos documentos gerados em PDF.

Modelos Modelos prontos Criar e editar um modelo Gerar um documento Documentos gerados

Aba Modelos

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Configurações › Documentos. Na foto, os seis modelos prontos já foram criados no provedor.

1. Gerar documento abre a geração de um PDF (veja Gerar um documento).
2. Novo modelo abre o editor vazio (veja Criar e editar um modelo).
3. Abas Modelos e Documentos gerados, com a contagem.
4. Cartões: modelos ativos (e inativos), gerados em 30 dias, documentos cancelados e tipos sem modelo padrão.
5. Modelos prontos: textos de referência para começar. Ocultar recolhe a galeria neste navegador.
6. Ver e criar abre o modelo pronto com a prévia (veja Modelos prontos). O selo Já criado, no canto do cartão, abre o modelo que o provedor criou a partir dele.
7. Abas Todos, Ativos e Inativos.
8. Busca pelo nome e filtros por tipo e por registro (contrato, cliente ou funcionário).
9. Modelo: o nome e o tipo. O selo Padrão marca o modelo sugerido primeiro para o tipo. A linha mostra ainda para quem é gerado, a versão, quantos foram gerados, a última alteração e a situação.
10. Menu ⋯ com Editar, Gerar documento (só em modelo ativo), Duplicar (cria uma cópia para ajustar sem mexer no original), Tornar padrão e Excluir.

O modelo excluído sai da lista, e os documentos já gerados com ele continuam no registro, com o PDF.

Nota

Criar e editar modelos só aparece para quem tem a permissão de criar e editar modelos; por padrão, o Administrador. Gerar documento: Atendimento e Administrador.

Modelos prontos

A galeria traz seis textos: contrato de prestação do SCM, termo de comodato de equipamentos, termo de adesão e resumo da oferta, termo de cancelamento (distrato), declaração anual de quitação de débitos e carta de cobrança. Criar a partir de um deles gera um modelo novo no provedor, que você ajusta no editor.

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Ver e criar, no contrato de prestação do SCM.

1. Nome e resumo do modelo pronto.
2. Aviso: revise o texto com o seu jurídico antes de usar.
3. Confira antes de gerar: o que precisa estar preenchido no sistema para o documento sair completo.
4. Base legal citada e, logo abaixo, as ressalvas das normas.
5. Prévia com os dados do provedor. As outras variáveis aparecem destacadas com o nome delas e são preenchidas na hora de gerar.
6. Criar modelo cria o modelo no provedor. Antes, no fim da coluna da esquerda, dê o Nome do novo modelo e marque, se quiser, Tornar o modelo padrão.

Depois de criado, o cartão do modelo pronto ganha o selo Já criado, que abre o seu modelo.

Criar e editar um modelo

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Documentos › Novo modelo.

1. Criar modelo grava o modelo novo. Num modelo já existente, o botão se chama Salvar nova versão.
2. Nome do modelo e Tipo (contrato de prestação de serviço, termo de comodato, termo de adesão, termo de cancelamento, declaração, carta de cobrança, aditivo contratual, nota de débito ou outro).
3. Gerado para: contrato (cliente, conexão e plano), cliente ou funcionário. Define as variáveis disponíveis.
4. Papel (A4, Carta ou Ofício) e Orientação (retrato ou paisagem).
5. Marcações: Cabeçalho (logomarca e dados do provedor no topo), Rodapé (número do documento e páginas), Modelo padrão e Ativo (inativo não aparece para gerar).
6. Abas Texto do documento e Pré-visualização.
7. Para começar: escolha um modelo pronto ou clique em Usar a estrutura básica (qualificação das partes e assinaturas, com as variáveis no lugar). Abaixo fica o editor do texto.
8. Variáveis: clique numa variável para inserir onde está o cursor. A lista muda conforme o Gerado para.

1. Em Documentos, clique em Novo modelo.
2. Dê o nome, escolha o tipo e para quem o documento é gerado.
3. Comece de um modelo pronto, da estrutura básica ou do zero, e escreva o texto. Insira as variáveis pela lista da direita.
4. Na aba Pré-visualização, escolha um registro em Ver com os dados de e clique em Atualizar prévia para conferir.
5. Clique em Criar modelo.

Ao mudar o texto, o tipo de registro, o papel, a orientação, o cabeçalho ou o rodapé, o modelo ganha uma nova versão. O documento gerado guarda a versão usada. No modelo aberto, o cartão Informações mostra a versão, quantos documentos foram gerados, quem criou e quem alterou por último.

Nota

Se o texto tem variáveis que não existem para o Gerado para escolhido, um aviso lista quais são: elas sairiam no documento como estão. Um texto escrito só para pessoa física ou só para jurídica (com “CPF” ou “CNPJ” fixo) também é avisado, e o documento não é gerado para o outro tipo de cliente.

Fonte, tamanho da letra, margens e texto do rodapé dos PDFs ficam em Recursos do sistema › Configurações › Documentos.

Gerar um documento

Gerar documento abre a tela de geração. Ela também abre já com o registro escolhido a partir da ficha do cliente (Mais ações › Gerar documento) e da ficha do funcionário. Sem nenhum modelo ativo, a tela mostra só o aviso “Nenhum modelo ativo” e o botão Novo modelo.

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Documentos › Gerar documento, antes de escolher o modelo.

1. Modelo: a lista dos modelos ativos. O padrão de cada tipo aparece com “(padrão)”.
2. Gerar PDF fica apagado até haver um modelo e para quem gerar.
3. Aviso: o documento recebe um número, fica guardado com o código de conferência SHA-256 e entra na trilha de auditoria.
4. Prévia do documento. Com o modelo escolhido, ela mostra o texto com os dados do provedor e as outras variáveis destacadas. Depois de escolher para quem, mostra os dados reais.

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Com o modelo escolhido. Na foto, a prévia à direita ficou de fora.

1. Modelo escolhido.
2. Resumo do modelo: o tipo, a versão e para quem ele é gerado. Se o texto serve só para pessoa física ou só para jurídica, o resumo avisa.
3. Para quem: a busca muda conforme o modelo. Contrato: login, nome, CPF/CNPJ ou telefone do cliente. Cliente: nome, CPF/CNPJ, e-mail ou telefone. Funcionário: nome, cargo ou CPF.
4. Resultado da busca: clique para escolher. O escolhido vira um cartão, com Trocar para escolher outro.

1. Em Modelo, escolha o modelo.
2. Na declaração de quitação, escolha também o Ano de referência. O padrão é o ano anterior.
3. Em Para quem, busque e escolha o contrato, o cliente ou o funcionário.
4. Confira a prévia com os dados reais, à direita, e os avisos que aparecerem acima do botão.
5. Clique em Gerar PDF.

Os avisos acima de Gerar PDF mostram o que impede gerar (por exemplo, a quitação anual de quem tem débito em aberto), o que pede conferência e os campos que ficariam em branco no documento. Na declaração de quitação, o quadro Débito questionado judicialmente? deixa marcar o débito que o consumidor questiona na Justiça: ele fica fora da quitação e é relacionado na declaração.

Nota

Para corrigir um documento gerado, cancele e gere de novo.

Aba Documentos gerados

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Documentos › Documentos gerados.

1. Exportar baixa uma planilha com os documentos filtrados.
2. Gerar documento abre a geração.
3. Cartões: válidos, gerados em 30 dias, cancelados e os tipos mais gerados.
4. Abas Todos, Válidos e Cancelados.
5. Busca por número, documento, cliente, login ou funcionário.
6. Filtro por tipo. Mais filtros traz o modelo e a data de geração (de e até).
7. Documento: o nome, o tipo e a versão do modelo usado. A linha mostra ainda o número, para quem, o contrato, a data, quem gerou e a situação. Clicar na linha abre o resumo ao lado, com o código SHA-256.
8. Menu ⋯ com Abrir PDF, Baixar PDF e Cancelar documento.

1. Para cancelar, abra o menu ⋯ do documento e escolha Cancelar documento.
2. Escreva o motivo e confirme.

Nota

O documento cancelado continua no registro, com o PDF guardado e o motivo. Ele não pode ser apagado.

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